Mengulas seputar Electronic Data Interchange (EDI) dan Information Organisation System (IOS)

Mengulas seputar Electronic Data Interchange (EDI) dan Information Organisation System (IOS)
Pendahuluan
Electronic Data Interchange / Pertukaran Data Elektronik yang juga biasa disebut EDI adalah salah satu bagian dari kemajuan teknologi informasi yang biasa digunakan untuk pengiriman dokumen secara PDE (pertukaran data elektronik). Hal ini sangat berpengaruh dalam dunia bisnis yang mengutamakan kecepatan dalam pertukaran informasi bisnis. Penggunaan EDI juga mengefisienkan transaksi bisnis dan membantu para pebisnis dalam melakukan pekerjaannya.
Information Organisation System atau yang biasa disebut IOS dan terkadang dikenal sebagai system informasi antar organisasi. IOS adalah suatu kombinasi perusahaan-perusahaan yang terkait sehingga mereka berfungsi sebagai suatu sistem tunggal yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Perusahaan-perusahaan yang membentuk IOS disebut mitra dagang atau mitra bisnis.
Tinjauan Pustaka
Dalam kutipannya http://karlenaindriani.wordpress.com Pertukaran data elektronik (EDI) adalah transmisi data dalam bentuk yang terstruktur dan dapat dibaca mesin secara langsung dari komputer ke komputer diantara beberapa perusahaan.
Dan dalam http://greenpeace-blogger.blogspot.com Sistem Antar Organisasi (IOS) adalah suatu kombinasi perusahaan-perusahaan yang terkait sehingga mereka berfungsi sebagai satu sistem tunggal; yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama.
Pembahasan
Sampai saat ini mungkin masih sangat banyak pertukaran informasi bisnis secara konvensional yaitu dengan menggunakan media kertas. Seiring semakin banyaknya pertukaran informasi bisnis yang dilakukan semakin banyak pula kertas yang dikonsumsi untuk membuat informasi bisnis, hal tersebut dapat menambah beban perusahaan atau bisa saja dapat menimbulkan keterlambatan pertukaran informasi bisnis yang dilakukan. Dengan adanya Electronic Data Interchange (EDI) mungkin kendala dalam pertukaran informasi bisnis akan semakin cepat dan menghilangkan semua kendala yang ada dalam pertukaran informasi bisnis secara konvensial tersebut.
EDI (electronic data interchange) adalah transmisi data dalam bentuk yang terstruktur dan dapat dibaca mesin secara langsung dari computer ke computer diantara beberapa perusahaan. EDI (Electronic Data Interchange) merupakan suatu sistem yang memungkinkan data bisnis seperti dokumen pesanan pembelian dari suatu perusahaan yang telah memiliki sistem informasi dikirimkan ke perusahaan lain yang telah memiliki sistem informasi.
EDI juga merupakan mekanisme untuk pertukaran data-data untuk keperluan bisnis secara elektronis. Adanya EDI dapat mempercepat proses bisnis. Kelemahan EDI adalah implementasinya yang sangat spesifik dan tertutup sehingga membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Dengan adanya Internet, mulai muncul EDI (over) Internet dan Open EDI yang diharapkan dapat menekan biaya dengan menggunakan Internet.

Selain itu juga sistem ini dapat mengurangi biaya sewa gudang, karena SPPB (Surat pemberitahuan Pengeluaran Barang) cepat keluar bahkan SPPB ini dapat langsung dicetak/diprint di komputer kantor perusahaan yang bersangkutan, dan perusahaan bisa langsung mengambil barangnya di gudang. Pemakaian sistem EDl ini, juga akan menghindari “human error” dalam pemasukan data, karena pertukaran data/dokumen semuanya dilakukan secara “Computerized” yaitu antar aplikasi komputer-antar perusahaan dengan menggunakan standar tertentu yang disepakati bersama.
Adapun kendala-kendala yang dijumpai di dalam penerapan sistem ini adalah:
1. Kendala teknis, yaitu yang berhubungan dengan pentransferan data lewat komputer, fasilitas telepon dan biaya untuk pengadaan perangkat komputer.
2. Terbatasnya pihak Bank yang memakai program EDI ini.
3. Belum ada aturan hukum yang mengatur mengenai pemakaian sistem EDI ini
IOS (Interorganizational System) sistem antar organisasi, kadang-kadang disebut sistem informasi antar organisasi, adalah suatu kombinasi perusahaan-perusahaan yang terkait sehingga mereka berfungsi sebagai suatu sistem tunggal yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Perusahaan-perusahaan yang membentuk IOS disebut mitra dagang atau mitra bisnis.
IOS merupakan kumpulan dari sumber daya Teknologi Informasi, termasuk didalamnya jaringan komunikasi data, hardware, aplikasi Teknologi Informasi, prokotol untuk transmisi data, skill dan pengalaman manusia. IOS menyediakan framework untuk kerjasama di bidang elektronik diantara berbagai bisnis dengan memungkinkan untuk proses, sharing, serta komunikasi informasi. Karena hal tersebut penggunaan IOS dalam SCM meningkat secara drastis karena biaya untuk memperoleh dan menukar informasi lebih hemat dan harga transaksi dapat diminimalkan. IOS juga memberikan kemudahan dalam berbagai bisnis dalam pembentukan patner dan aliansi supply chain.
Perkembangan IOS telah lebih dari 40 tahun dan dapat dikategorikan kedalam empat tahap.
Tahap pertama, menggunakan kertas untuk melayani pesanan, tagihan, faktur dan merepresentasikan aliran informasi. Teknologi infotmasi dan telekomunikasi tidak terlalu berpengaruh besar terhadap sistem informasi. Oleh karena itu, share informasi bersama antara proses bisnis dalam supply chain masih terbatas. Tahap ini, IOS berkembang dan digunakan dalam memperoleh informasi, tetapi pengembanganya masih terbatas.

Tahap kedua, tahap ini terjadi perkembangan EDI sehingga menimbulkan efek yang signifikan terhadap proses bisnis dengan terlihat adanya otomatisasi aliran informasi dan pengurangan tenaga kerja dalam proses bisnis serta adanya prosedure yang mengatur kerjasama dengan patner. Pembelian secara online, faktur, pemesanan produk atau jasa, penjadwalan transaksi dapat di proses menggunakan EDI.

Tahap ketiga, pada tahap ini terlihat dengan adanya sistem Enterprise-Wide dan basis data yang terintegrasi serta koordinasi dalam penggunaan teknologi informasi. Sistem ini dicirikan dengan sistem Enterprise Resource Planning (ERP). sistem ERP memiliki potensi untuk meningkatkan transparansi supply chain dengan mengurangi gangguan informasi dan meningkatkan kecepatan perrsebaran informasi.

Tahap keempat, pada tahap ini, supply chain di artikan sebagai strategi kerjasama antara suplier dengan aliran informasi dua arah. Integrasi sumberdaya informasi telah dimungkinkan dengan menggunakan teknologi web seperti XML dan java, sehingga memudahkan patner bisnis dalam memperoleh informasi dan akan mempercepat pengambilan keputusan dalam proses SCM. Sistem ini juga menyediakan platforms untuk komunikasi yang cepat dan handal diantara patner dagang dimanapun berada.
Startegi terbaik dalam perdagangan melalui jaringan elektronik adalah strategi yang elemen-elemennya dikaitkan dengan transmisi data elektronik. Information Organization System (IOS) dikenal dengan istilah sistem antar organisasi atau istilah yang lain adalah pertukaran data elektronik (electronic data interchange – EDI). Kedua isitlah tersebut sering digunakan secara bergantian. Pertukaran data elektronik merupakan suatu cara untuk mencapai sistem antar organisasi. Pertukaran informasi bisnis pada saat ini umumnya dilakukan dengan cara yang konvensional, yaitu menggunakan media kertas. Seiring dengan meningkatnya transaksi bisnis suatu perusahaan tentu akan meningkat pula penggunaan kertas. Hal ini dapat menimbulkan banyak masalah seperti keterlambatan dalam pertukaran informasi, kebutuhan akan bertambah jumlah personil yang sekaligus juga berarti menambah beban keuangan dalam perusahaan. Fakta-fakta ini telah menyebabkan ketidakefisienan dalam bisnis, khususnya yang berkaitan dengan pertukaran informasi bisnis.
TINJAUAN PUSTAKA
Menurut Shore, perkembangan IOS telah lebih dari 40 tahun dan dapat dikategorikan kedalam empat tahap. Lalu menurut kamus TI Pengertian EDI Adalah Metode untuk saling bertukar data bisnis atau transaksi secara elektronik melalui jaringan komputer.
PEMBAHASAN
Electronic Data Interchange (EDI) EDI adalah sarana untuk mengefisienkan pertukaran data transaksi-transaksi reguler yang berulang dalam jumlah besar antara organisasi-organisasi komersial. Secara formal EDI di definisikan oleh International Data Exchange Association (IDEA) sebagai “transfer data terstruktur dengan format standard yang telah disetujui yang dilakukan dari satu sistem komputer ke sistem komputer yang lain dengan menggunakan media elektronik”. EDI sangat luas penggunaannya, biasanya digunakan oleh kelompok retail yang besar ketika melakukan bisnis dagang dengan para supplier mereka. EDI memiliki standarisasi pengkodean transaksi perdagangan, sehingga organisasi komersial tersebut dapat berkomunikasi secara langsung dari satu sistem computer yang satu ke sistem komputer yang lain tanpa memerlukan hardcopy, faktur, serta terhindar dari penundaan, kesalahan yang tidak disengaja dalam penanganan berkas dan intervensi dari manusia. Keuntungan dalam menggunakan EDI adalah waktu pemesanan yang singkat, mengurangi biaya, mengurangi kesalahan, memperoleh respon yang cepat, pengiriman faktur yang cepat dan akurat serta pembayaran dapat dilakukan secara elektronik.

Tiga tingkat penggunaan EDI :
1. Pemakai tingkat satu : hanya satu atau dua set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah mitra dagang yang terbatas.
2. Pemakai tingkat dua : banyak set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah mitra dagang.
3. Pemakai tingkat tiga : aplikasi komputer disesuaikan dengan standart EDI. Tujuan tingkat satu dan dua adalah mengubah dokument kertas menjadi dokumen elektronik. Tingkat penggunaan ini digambarkan sebagai pendekatan pintu ke pintu, karena hanya mempengaruhi komunikasi data dan bukan aplikasi.

Cara Kerja EDI yang pada dasarnya EDI tersebut terdiri dari tiga komponen utama, yakni :
a. Pesan Standar
Pada dasarnya berisikan teks (text) yang memuat informasi dan rule sebagai penterjemah dari satu atau lebih dokumen bisnis. Contoh dari pesan standart adalah Uniform Communication Standar (UCM) yang mendefinisikan lebih kurang 15 tipe dokumen elektronik diantaranya; purchase order, promotion announcement, price change, invoice, dll. Sedangkan rule dalam EDI lazimnya bekerja dalam bentuk kelompok. Sekumpulan rules untuk memformat sebuah dokumen elektronik disebut transaction set.
b. Perangkat Lunak EDI (EDI Converter)
Berfungsi sebagai sebagai penterjemah dari pesan standar EDI ke dalam internal file format perusahaan penerima. Perangkat lunak EDI harus terintegrasi dengan aplikasi bisnis yang dipakai.
c. Komunikasi
Komunikasi dalam EDI tentu sangat berbeda dengan komunikasi yang kita bersifat konvensional. Hal ini disebabkan komunikasi di EDI dilakukan melalui antar mesin (komputer), sehingga diperlukan infrastruktur komunikasi. Bentuk komunikasi infrastruktur yang mula-mula berkembang adalah transaksi berbentuk point-to-point, yakni hubungan langsung dari dua perusahaan yang bertransaksi. Dalam point-to-point di EDI perusahaan yang bertransaksi memerlukan menggunakan protokol komunikasi yang sama, mempunyai kecepatan.

Kelemahan EDI
Implementasinya yang sangat spesifik dan tertutup sehingga membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Dengan adanya Internet, mulai muncul EDI (over) Internet, dan Open EDI yang diharapkan dapat menekan biaya dengan menggunakan Internet.
Keuntungan yang akan didapatkan organisasi jika menerapkan EDI.
1. Penghematan Biaya : Penghematan ini didapatkan karena dengan EDI tidak akan ada biaya kertas, tidak ada biaya penyimpanan dokumen kertas dan tidak akan ada biaya pengiriman dokumen kertas.
2. Kecepatan : Kecepatan ini didapatkan karena dengan EDI leadtime pengiriman dokumen hanya kurang dari 1 menit.
3. Keakuratan : EDI akan mampu menghasilkan tingkat akurasi tinggi karena tidak ada entry data ulang. Selain itu sistem EDI sudah dilengkapi dengan ECC (Error Correction Control) yang akan mengidentifikasi kesalahan dengan cepat sehingga dapat segera diperbaiki.
4. Keamanan : Penggunaan enkripsi dokumen membuat dokumen hampir tidak bisa dipalsukan.
5. Integrasi : Integrasi antar sistem dapat dilakukan dengan perantara EDI. Setiap unit didalam organisasi akan terintegrasi dengan adanya EDI didalamnya sehingga proses menjadi lebih efisien.

SISTEM ANTAR ORGANISASI (Interorganizatonal System-IOS) atau seringkali disebut sebagai sistem informasi antar organisasi merupakan suatu kombinasi perusahaan-perusahaan yang terkait sehingga mereka berfungsi sebagai satu sistem tunggal, yang bekerja sama untuk untuk tujuan bersama. Perusahaan-perusahaan yang membentuk IOS disebut mitra bisnis atau mitra dagang. Para mitra bisnis ikut dalam IOS dengan harapan memperoleh manfaat tertentu.
Manfaat secara langsung IOS :
a. Efisiensi Komparatif, Para mitra bisnis dapat menyediakan barang dan jasa lebih murah dari pesaing.
• Efisiensi Internal, perbaikan-perbaikan operasi dalam perusahaan
• Efisiensi anatar organisasi, perbaikan-perbaikan yang diperoleh melalui kerjasama dengan perusahaan lain.
b. Kekuatan tawar menawar, kemampuan suatu perusahaan untuk menyediakan perselisihan dengan pemasok dan pelanggan yang menguntungkan dirinya. Kekuatan tersebut berasal dari tiga metode dasar:
• Keistimewaan produk yang unik, pemesanan lebih mudah, pengiriman yang lebih cepat, waktu respon atas permintaan informasi yang cepat.
• Penurunan biaya yang berhubungan dengan pencarian, mengurangi biaya belanja dalam mencari pemasok, dapat mengindentifikasi prooduk alternatif dengan mendapatkan harga yang terendah.
• Peningkatan biaya peralihan, perusahaan ingin jika pelanggan beralih ke pesaing maka biaya pemeliharaan menjadi mahal.
Suatu elemen kunci dalam IOS adalah jaringan komunikasi data yang mengatur alur data dan informasi antara perusahaan dan para mitra bisnisnya. Tiga teknologi dapat menyediakan kaitan tersebut – sambungan langsung (direct connectivity), jaringan bernilai tambah (value added network), dan internet. Jaringan bernilai tambah (VAN) adalah fasilitas komunikasi yang disediakan oleh pemasok yang tidak hanya menyediakan sirkuit tetapi juga melaksanakan pelayanan penting. Sementara VAN merupakan teknologi pilihan beberapa tahun lalu, banyak perhatian saat ini difokuskan pada internet.

Hubungan EDI dan IOS
Membentuk kaitan antara perusahaan dan pemasoknya (supply side) dan kaitannya antara perusahaan dengan pelanggan (customer side) Set transaksi adalah suatu jenis dokumen tertentu seperti faktur. EDI memungkinkan terjadinya pengisian kembali persediaan oleh penjual dan transfer dana secara elektronik sedangkan IOS memungkinkan suplier dapat memprakarsai proses perlengkapan dengan memotifator secara elektronik tingkatan inventarisasiperusahaan.
Penutup
Kesimpulan
EDI (electronic data interchange) merupakan salah satu perkembangan teknologi yang sangat berkaitan dengan Sistem Infomrasi Manajemen.
IOS merupakan kumpulan dari sumber daya Teknologi Informasi yang memberikan kemudahan dalam berbagai bisnis dalam pembentukan patner dan aliansi supply chain


Saran
Penggunaan EDI dan IOS dalam semua kegiatan pertukaran informasi bisnis sangat memberikan dampak yang berpengaruh terhadap proses bisnis untuk lebih baik lagi dibandingkan dengan menggunakan cara konvensional.
Suatu perusahaan atau suatu organisasi tertentu harus mengembangkan EDI dan IOS, karena Kehadiran Electronic Data Interchange (EDI) telah menjadi salah satu solusi untuk membuat keefisienan dalam transaksi bisnis di Internet dan sekaligus memberikan jaminan keamanan dalam bertransaksi tersebut.
Kesimpulan :
EDI adalah suatu transmisi untuk memudahkan tukar menukar data dan sedangkan IOS adalah suatu system dari internet untuk proses sharing komunikasi informasinya. Salah satu aplikasi penggunaan EDI dalam membantu sistem infrormasi seperti yang dilakukan oleh pemerintah, yaitu untuk memperlancar arus barang di pelabuhan. Pemakaian sistem EDl ini, juga akan menghindari “human error” dalam pemasukan data, karena pertukaran data/dokumen semuanya dilakukan secara “Computerized”. IOS terdiri dari para mitra dagang. Mitra pemimpin adalah sponsor, yang lain adalah peserta. Perusahaan ikut serta dalam IOS karena dua alasan yaitu memperoleh manfaat dari efisiensi komparatif (yang berbentuk internal maupun antar organisasi) serta meningkatkan kekuatan tawar menawar mereka yang berasal dari tampilan produk yang unik, pengurangan biaya pencarian dan peningkatan biaya peralihan. Satu cara untuk mencapai IOS adalah melalui pertukaran data elektronik (EDI), yang terdiri dari tiga tingkat penggunaan yaitu meliputi arus data terbatas, arus data yang lebih lengkap, dan arus data lengkap maupun aplikasi yang dirancang ulang.